Entrée Administration Agent (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
12/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des entrées en administration ?
Lorsqu’un nouvel agent rejoint une collectivité ou une organisation publique, de nombreux éléments doivent être recueillis pour constituer son dossier administratif : informations personnelles, situation statutaire, justificatifs d’identité, coordonnées bancaires, pièces contractuelles, éventuels diplômes requis et documents liés à la prise de poste.
En pratique, cette démarche implique souvent des échanges multiples, des documents épars, des risques d’erreur ou d’oubli, et une coordination complexe entre les services RH, la paie, la médecine préventive et l’encadrement. Le volume de dossiers, combiné aux obligations réglementaires, rend le processus particulièrement exigeant pour les collectivités.
Le téléservice Forum RH simplifie, centralise et sécurise l’ensemble de cette procédure. En intégrant tous les éléments dans un catalogue de services RH, il garantit une entrée en administration fluide, conforme et entièrement digitalisée.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Transmettre toutes les informations nécessaires en quelques clics,
- Joindre les justificatifs obligatoires,
- Suivre l’avancement en temps réel,
- Bénéficier d’un traitement fiable, traçable et sécurisé.
En digitalisant le processus, Forum RH réduit la charge administrative, renforce la cohérence des données et assure une prise de poste plus rapide et mieux structurée.
Démonstration du téléservice RH
La démonstration vidéo présente l’ensemble du parcours : dépôt des informations par l’agent, vérification RH, contrôles statutaires et finalisation de l’entrée administrative.
Étapes du processus du téléservice RH pour l’entrée en administration
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, constitue un point d’entrée unique et digitalisé pour initier l’entrée administrative d’un agent. Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Entrée Administration ».
Il renseigne un formulaire en ligne comprenant :
- ses informations personnelles et coordonnées,
- son état civil,
- sa situation statutaire ou contractuelle,
- les éléments nécessaires à l’établissement du contrat ou de l’arrêté,
- les pièces justificatives requises (pièce d’identité, justificatif de domicile, RIB, diplôme, extrait de
- casier judiciaire selon le poste, etc.).
Toutes les données sont automatiquement centralisées pour constituer un dossier complet et exploitable.
2. Validation par l’usager
Avant l’envoi, l’usager vérifie un récapitulatif clair regroupant toutes les informations saisies ainsi que les pièces jointes.
Il valide ensuite la transmission en ligne, garantissant un dossier conforme, complet et sécurisé pour les services RH.
3. Instruction par l’instructeur RH
Depuis le portail Forum RH, l’instructeur accède à une vue consolidée du dossier. Il vérifie :
- la conformité des justificatifs,
- la validité des données personnelles,
- la cohérence statutaire ou contractuelle,
- la présence des pièces obligatoires,
- la préparation des documents d’embauche (contrat, arrêté, déclaration préalable, etc.).
Il peut :
- valider le dossier,
- le refuser,
- ou demander un complément d’information.
Ce fonctionnement digitalisé garantit une traçabilité complète et un traitement fluide pour tous les services concernés.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit l’évolution du dossier depuis le portail RH, où les statuts sont mis à jour automatiquement :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques l’informent à chaque étape.
Cette gestion dématérialisée améliore la cohérence du processus, sécurise les données personnelles et assure une entrée en administration plus rapide et mieux encadrée.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
la vue BPM du processus,
les notifications automatiques,
l’interface usager du téléservice.
Quels sont les préalables pour utiliser ce téléservice sur Forum RH ?
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- Les bases de données sont synchronisées,
- Le référentiel Agent est disponible,
- Le template de mail
Template_mail_GenericDemandeur.htmlet ses ressources sont présents, - La table aide est correctement renseignée.
Remarques avant de déployer la démarche
Pour un affichage optimal dans la table aide :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
