Demande modèle (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
11/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des demandes personnalisées ?
Certaines demandes des agents ne correspondent à aucun téléservice RH standard : situations particulières, besoins administratifs ponctuels, demandes exceptionnelles, ou cas complexes nécessitant une description libre mais structurée.
Sans un cadre dédié, ces demandes se traduisent souvent par des échanges de mails éparpillés, des documents joints sans cohérence, des validations informelles et une traçabilité quasi inexistante.
Pour les collectivités et organisations publiques (départements, régions, SDIS, intercommunalités, métropoles…), ce type de sollicitation représente pourtant un volume réel : vérifications manuelles, recherche d’informations, retour vers l’agent pour clarifications, et archivage incertain.
Le téléservice modèle de Forum RH apporte une réponse simple et structurée.
Il permet de disposer d’un modèle adaptable, utilisable pour tous les besoins non couverts par les autres téléservices, tout en garantissant un traitement fiable et traçable.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Déposer une demande personnalisée dans un cadre clair,
- Joindre les pièces nécessaires selon la situation,
- Suivre l’état d’avancement de leur demande en temps réel,
- Assurer la conformité et la traçabilité de l’ensemble du processus.
En centralisant et digitalisant ces demandes “hors catalogue”, Forum RH réduit la charge des services RH et sécurise les échanges administratifs.
Démonstration du téléservice modèle
La démonstration vidéo présente le fonctionnement du modèle : saisie d’une demande personnalisée, instruction RH, vérification des informations et suivi jusqu’à la clôture.
Les étapes du processus du téléservice modèle
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, sert de modèle générique permettant de créer une demande entièrement personnalisée dans un cadre dématérialisé et cohérent avec la digitalisation des démarches administratives.
Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Démarche modèle » pour initier une requête qui ne correspond pas à une procédure RH prédéfinie mais qui doit néanmoins être formalisée, tracée et transmise au bon service.
L’usager complète un formulaire en ligne modulable lui permettant de préciser :
- l’objet exact de la demande,
- le contexte ou les besoins associés,
- les informations administratives utiles,
- les éléments décrivant la situation ou la requête spécifique.
Il peut joindre les justificatifs nécessaires, s’ils existent : document explicatif, note hiérarchique, attestation, fichier libre.
Ce format permet de centraliser des demandes atypiques ou exceptionnelles dans un processus structuré et homogène.
2. Validation par l’usager
Avant l’envoi, l’usager accède à un récapitulatif clair de toutes les informations saisies et des documents ajoutés.
Après vérification, il valide la soumission en ligne, assurant une transmission propre et sécurisée vers les services RH ou administratifs concernés.
Cela limite les erreurs, évite les oublis et formalise correctement les demandes singulières.
3. Instruction par l’instructeur RH
L’instructeur accède au dossier sur le portail Forum RH avec une vue complète des informations fournies, même si la nature de la demande varie d’un cas à l’autre.
Il analyse :
- la cohérence du contenu,
- la conformité administrative selon le type de demande,
- la pertinence des justificatifs transmis,
- les validations hiérarchiques ou techniques nécessaires,
- les impacts éventuels sur les données RH ou les processus internes.
- L’instructeur peut ensuite :
- Valider la demande,
- La refuser,
- Ou demander un complément d’information, particulièrement fréquent pour les demandes non standardisées.
La structure numérique assure une traçabilité complète, une sécurisation des données et une gestion cohérente de requêtes souvent difficiles à traiter lorsqu’elles arrivent par e-mail ou papier.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit l’évolution de sa demande depuis le portail RH, avec un affichage clair des statuts disponibles :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques sont envoyées à chaque changement de statut afin d’éviter les relances répétées et de fluidifier les échanges.
Grâce à ce fonctionnement digitalisé, même une demande “hors cadre” bénéficie d’un traitement structuré, traçable et sécurisé. Les services RH gagnent en efficacité, les échanges sont mieux cadrés et l’usager dispose d’une visibilité continue sur l’avancement de sa démarche.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
la vue BPM du modèle de demande,
les notifications automatiques,
l’interface usager dédiée aux demandes personnalisées.
Préalables
Avant de déployer ce téléservice, vérifier que :
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- les bases de données sont reliées et synchronisées,
- la table aide du référentiel est correctement renseignée.
Remarques
Pour un affichage optimal de l’aide contextuelle dans la démarche modèle, respecter la nomenclature suivante :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
