Demande d'inscription à la préparation d'un concours ou d'un examen professionnel (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
12/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des demandes d’inscription à une préparation de concours ?
Les préparations aux concours et examens professionnels représentent un enjeu essentiel pour l’évolution de carrière des agents et la montée en compétence des services publics. Pourtant, la gestion administrative des demandes peut rapidement devenir complexe : nombreuses vérifications du droit à la préparation, collecte de justificatifs, validations hiérarchiques multiples, coordination entre services, suivi des inscriptions auprès des organismes, incohérences dans les documents transmis et relances successives qui ralentissent l’instruction.
Pour les collectivités et organisations publiques, ce processus génère une charge importante en raison du volume de sollicitations, des contraintes réglementaires et de la nécessité d’une traçabilité précise des décisions. Le téléservice Forum RH simplifie et sécurise ces démarches en centralisant les informations dans un catalogue de services RH digitalisé, garantissant une meilleure cohérence des données et une gestion plus fluide des workflows.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Déposer une demande d’inscription à une préparation de concours en quelques clics,
- Joindre les justificatifs nécessaires,
- Suivre l’avancement de la demande en temps réel,
- Obtenir une réponse tracée, sécurisée et conforme aux règles de gestion.
En digitalisant ce traitement, Forum RH allège la charge administrative des gestionnaires RH, renforce la transparence du processus et améliore la qualité de service offerte aux usagers.
Démonstration du téléservice RH
La vidéo de démonstration présente le parcours complet : dépôt de la demande, vérifications, instruction RH, validations hiérarchiques et mise à disposition du retour final.
Étapes du processus du téléservice RH pour la préparation de concours
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice constitue un point d’entrée unique et digitalisé pour déposer une demande d’inscription à une préparation de concours ou d’examen professionnel. Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Préparation concours / examen professionnel ».
Il renseigne un formulaire en ligne dans lequel il indique :
- le type de concours ou d’examen visé,
- l’organisme préparateur (CNFPT, organisme agréé…),
- les dates prévues de la préparation,
- les motivations ou besoins professionnels,
- les éventuels prérequis ou conditions particulières.
Il peut joindre les documents utiles tels que l’attestation d’éligibilité, une lettre de motivation ou un accord hiérarchique. Toutes les données sont centralisées pour constituer un dossier complet et prêt à être instruit.
2. Validation par l’usager
Avant l’envoi, l’usager consulte un récapitulatif clair reprenant l’ensemble des informations saisies et des pièces jointes.
Il valide ensuite la demande en ligne, garantissant une transmission conforme, complète et sécurisée.
3. Instruction par l’instructeur RH
Depuis le portail Forum RH, l’instructeur accède à une vue consolidée de la demande. Il vérifie :
- l’éligibilité de l’agent au concours ou à l’examen,
- la conformité des justificatifs fournis,
- la cohérence avec le projet professionnel déclaré,
- la présence d’un accord hiérarchique si nécessaire,
- la disponibilité des dispositifs de préparation.
Il peut ensuite :
- valider la demande,
- la refuser,
- ou demander un complément d’information.
Ce traitement digitalisé garantit une traçabilité totale et une décision structurée.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit l’évolution de sa demande directement depuis le portail RH, où les statuts sont mis à jour automatiquement :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques sont envoyées à chaque étape.
Cette organisation dématérialisée renforce la cohérence du processus, sécurise les données et apporte une visibilité claire à l’agent comme aux services RH.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
la vue BPM du processus,
les notifications automatiques,
l’interface usager du téléservice.
Quels sont les préalables pour utiliser ce téléservice sur Forum RH ?
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- Les bases de données sont synchronisées,
- La table aide est correctement renseignée.
Remarques avant de déployer la démarche
Pour un affichage optimal dans la table aide :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
