Demande de remboursement de transport (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
12/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des demandes de remboursement de transport ?
Les demandes de remboursement de transport constituent une démarche récurrente pour de nombreux agents publics, qu’il s’agisse d’abonnements aux transports en commun, de titres de déplacement ou d’autres justificatifs de mobilités domicile-travail. Leur traitement implique souvent des vérifications manuelles, la collecte de justificatifs, la conformité aux barèmes réglementaires, la coordination avec la paie et la traçabilité nécessaire pour sécuriser les opérations financières.
Pour les collectivités et organisations publiques, ces demandes représentent un volume important à gérer, demandant un contrôle rigoureux des pièces transmises, une cohérence des données, des mises à jour régulières et une transparence indispensable vis-à-vis des agents. Le téléservice Forum RH apporte une réponse digitalisée en intégrant cette démarche dans le catalogue des services RH, en centralisant les informations et en fluidifiant les workflows.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Déposer une demande de remboursement de transport en quelques clics,
- Joindre les justificatifs requis (abonnement, justificatif d’achat…),
- Suivre l’avancement de leur demande en temps réel,
- Obtenir un traitement tracé, conforme et sécurisé.
En digitalisant le processus, Forum RH améliore la qualité du service, renforce la cohérence des données et allège la charge administrative des gestionnaires.
Démonstration du téléservice RH
La démonstration vidéo présente l’ensemble du parcours : dépôt de la demande, instruction RH, vérification des justificatifs et validation du remboursement.
Étapes du processus du téléservice RH pour la demande de remboursement de transport
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, constitue un point d’entrée unique et digitalisé pour déposer une demande de remboursement de transport. Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Remboursement de transport ».
Il complète un formulaire en ligne dans lequel il précise :
- le type de titre de transport (mensuel, annuel, multimodal, scolaire…),
- le montant payé,
- la période concernée,
- le mode de déplacement utilisé,
- les informations nécessaires à la vérification du remboursement.
Il peut joindre les justificatifs exigés : facture, attestation d’abonnement, preuve de paiement, justificatif nominatif.
Toutes les données sont centralisées pour garantir une demande complète et exploitable dès son dépôt.
2. Validation par l’usager
Avant l’envoi, l’usager consulte un récapitulatif clair des informations saisies et des pièces jointes.
Il valide ensuite la demande en ligne, assurant une transmission sécurisée et limitant les erreurs ou omissions.
3. Instruction par l’instructeur RH
Depuis le portail Forum RH, l’instructeur accède à une vue consolidée de la demande. Il vérifie :
- la conformité des justificatifs,
- l’éligibilité du titre de transport,
- la période de validité,
- la cohérence du montant réclamé,
- la conformité aux règles en vigueur (plafonds, quotités, situations particulières).
L’instructeur peut alors :
- valider la demande,
- la refuser,
- ou demander un complément d’information.
La gestion digitalisée garantit la traçabilité de toutes les actions et sécurise le traitement des justificatifs.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit sa demande directement depuis le portail RH, où les statuts sont mis à jour automatiquement :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques informent l’agent à chaque étape.
Cette organisation dématérialisée renforce la fluidité du processus, sécurise les données et permet un traitement plus rapide des remboursements.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
la vue BPM du processus,
les notifications automatiques,
l’interface usager du téléservice.
Quels sont les préalables pour utiliser ce téléservice sur Forum RH ?
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- Les bases de données sont synchronisées,
- La table aide est correctement renseignée.
Remarques avant de déployer la démarche
Pour un affichage optimal dans la table aide :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
