Demande de remboursement de frais (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
12/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des demandes de remboursement de frais ?
Les demandes de remboursement de frais constituent l’une des démarches administratives les plus courantes : frais de déplacement, hébergement, missions, restauration, achats professionnels… Malgré leur fréquence, leur traitement reste complexe lorsqu’il est manuel : justificatifs incomplets, erreurs de saisie, incohérences entre montants déclarés et pièces jointes, multiples échanges avec les services RH ou finances et nécessité de respecter des règles comptables strictes.
Pour les collectivités et organisations publiques, la gestion de ces demandes est chronophage. Elle implique la vérification des barèmes et des politiques internes, le contrôle de la conformité des justificatifs, la validation hiérarchique, la mise à jour des données comptables et la traçabilité requise pour tout remboursement de fonds publics.
Le téléservice Forum RH simplifie, centralise et sécurise l’ensemble du processus. Intégré au catalogue de services RH, il structure les informations, garantit la conformité administrative et facilite le suivi pour l’agent comme pour le gestionnaire.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Déposer une demande de remboursement en quelques clics,
- Joindre les justificatifs obligatoires,
- Suivre l’avancement du traitement en temps réel,
- Bénéficier d’un traitement fiable, tracé et sécurisé.
En digitalisant la démarche, Forum RH réduit la charge administrative, améliore la fluidité des échanges et renforce la transparence du processus de remboursement.
Démonstration du téléservice RH
La démonstration vidéo présente l’ensemble du parcours : dépôt de la demande, validations hiérarchiques, vérification RH, contrôle des justificatifs et transmission au service financier.
Étapes du processus du téléservice RH pour le remboursement de frais
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, constitue un point d’entrée unique et digitalisé pour soumettre une demande de remboursement de frais. Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Remboursement de frais ».
Il renseigne un formulaire en ligne dans lequel il précise :
- la nature du frais (déplacement, mission, hébergement, restauration, achat…),
- le contexte et les dates correspondantes,
- les montants engagés,
- les informations nécessaires au calcul ou à la vérification.
Il peut joindre tous les justificatifs obligatoires :
- factures,
- notes de frais,
- titres de transport,
- attestations,
- ordre de mission le cas échéant.
Toutes les données sont automatiquement centralisées pour constituer un dossier complet.
2. Validation par l’usager
Avant l’envoi, l’usager consulte un récapitulatif clair regroupant les informations saisies et les pièces justificatives.
Il valide ensuite la demande en ligne, garantissant une transmission conforme, complète et sécurisée vers les services RH et financiers.
3. Instruction par l’instructeur RH
Depuis le portail Forum RH, l’instructeur accède à une vue consolidée du dossier. Il vérifie :
- la conformité des justificatifs,
- la cohérence des montants engagés,
- l’application des barèmes réglementaires,
- la présence d’un ordre de mission si nécessaire,
- la validité des éléments comptables transmis.
Il peut ensuite :
- valider la demande,
- la refuser,
- ou demander un complément d’information à l’agent.
Ce traitement digitalisé assure une traçabilité complète et réduit les risques d’erreur.
4. Suivi en temps réel
L’usager accède à l’évolution de sa demande directement depuis le portail RH, où les statuts s’actualisent automatiquement :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques l’informent à chaque étape clé.
Cette gestion dématérialisée renforce la cohérence du processus, sécurise les données et améliore la transparence pour tous les acteurs.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
la vue BPM du processus,
les notifications automatiques,
l’interface usager du téléservice.
Quels sont les préalables pour utiliser ce téléservice sur Forum RH ?
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- Les bases de données sont synchronisées,
- La table aide est correctement renseignée.
Remarques avant de déployer la démarche
Pour un affichage optimal dans la table aide :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
