Demande de duplicata / information de contrat de travail (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
11/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des demandes de duplicata ou d’informations de contrat de travail ?
Les demandes de duplicata ou d’informations relatives au contrat de travail sont fréquentes dans la vie professionnelle des agents publics, qu’il s’agisse d’une démarche administrative, d’une mobilité, d’une candidature interne ou d’une vérification de droits. Pourtant, leur traitement reste souvent complexe, en raison de la dispersion des documents, des recherches dans les archives, des contrôles de conformité, des échanges multiples entre services et de l’absence de traçabilité centralisée.
Pour les collectivités et organisations publiques, la gestion de ces demandes représente une charge significative, notamment en raison du volume de sollicitations, de la nécessité d’assurer la fiabilité des données RH et de la sécurisation des informations transmises. Le téléservice Forum RH apporte une réponse structurée et digitalisée, en intégrant ces démarches au catalogue des services RH, en centralisant les informations professionnelles et en améliorant la fluidité des workflows.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Demander un duplicata de contrat ou une information contractuelle en quelques clics,
- Joindre les justificatifs nécessaires,
- Suivre l’avancement du traitement en temps réel,
- Obtenir une réponse tracée, sécurisée et conforme aux règles RH.
En digitalisant ce processus, Forum RH réduit la charge administrative, renforce la cohérence des données et garantit une qualité de service optimale.
Démonstration du téléservice RH pour les duplicatas et informations de contrat de travail
La vidéo de démonstration montre tout le parcours : dépôt de la demande, instruction RH, extraction du document et mise à disposition du duplicata ou de l’information demandée.
Les étapes du processus du téléservice RH pour les duplicatas / informations de contrat
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, constitue le point d’entrée unique et digitalisé pour formuler une demande de duplicata ou d’information contractuelle. Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Duplicata / information contrat de travail ».
Il complète un formulaire en ligne où il précise :
- le type de document recherché (contrat, avenant, attestation, information sur une clause, etc.),
- la période ou le contexte concerné,
- les raisons de la demande, si nécessaire.
Il peut joindre un justificatif pour clarifier sa demande. L’ensemble des données est centralisé afin de rendre le dossier immédiatement exploitable pour les services RH.
2. Validation par l’usager
Avant l’envoi, l’usager consulte un récapitulatif clair reprenant les informations saisies et les pièces jointes.
Il valide ensuite la demande en ligne, garantissant une transmission complète et sécurisée.
3. Instruction par l’instructeur RH
L’instructeur accède à la demande depuis le portail Forum RH grâce à une vue consolidée. Il vérifie :
- la nature du document demandé,
- la disponibilité du document dans les archives RH ou numériques,
- la conformité administrative,
- la cohérence des informations fournies par l’usager.
Après analyse, il peut :
- valider la demande en mettant à disposition le document,
- la refuser,
- ou demander un complément d’information.
Ce traitement digitalisé assure une traçabilité complète et une distribution sécurisée des documents administratifs.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit l’évolution de sa demande sur le portail RH, où les statuts sont mis à jour automatiquement :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques l’informent à chaque étape.
Ce fonctionnement dématérialisé améliore la cohérence du processus, sécurise les données et accélère la réponse apportée aux agents.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
- la vue BPM du traitement par l’instructeur,
- les notifications automatiques envoyées à l’usager,
- l’interface usager du téléservice.
Quels sont les préalables pour utiliser ce téléservice sur Forum RH ?
Avant de déployer ce téléservice, vérifier que :
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- les bases de données sont reliées et synchronisées,
- la table aide du référentiel est correctement renseignée.
Remarques avant de déployer la démarche
Pour un affichage optimal de l’aide contextuelle, respecter la nomenclature suivante dans la table aide :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
