Demande de duplicata d’entretien professionnel (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
12/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des duplicatas d’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel constitue un document essentiel dans le parcours de chaque agent : il retrace les objectifs, compétences, réussites, besoins de formation et perspectives d’évolution.
Lorsque l’agent a besoin d’un duplicata — pour un dossier de mobilité, un concours, une candidature interne ou une régularisation administrative — il doit solliciter les services RH pour obtenir une copie conforme de son dernier entretien.
En réalité, cette démarche simple en apparence implique souvent des recherches dans les archives papier ou numériques, des vérifications du dossier individuel, des demandes de précisions, et une traçabilité indispensable pour sécuriser les informations transmises.
Pour les collectivités et organisations publiques (départements, régions, SDIS, intercommunalités, métropoles…), la gestion de ces demandes représente un volume non négligeable : extraction du document, contrôle de conformité, respect des délais et conservation des preuves de transmission.
Le téléservice digitalisé Forum RH présenté ici facilite, trace et sécurise cette démarche.
Il s’intègre dans un catalogue de services RH centralisé et contribue à la digitalisation de l’ensemble des processus administratifs.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Demander un duplicata de leur entretien professionnel en quelques clics,
- Joindre, si nécessaire, une justification ou préciser le contexte de la demande,
- Suivre l’avancement en temps réel,
- Garantir la conformité administrative et la traçabilité du document délivré.
En centralisant et digitalisant la démarche, Forum RH réduit la charge RH et assure un accès rapide et sécurisé à ces documents essentiels.
Démonstration du téléservice RH pour les duplicatas d’entretien professionnel
La démonstration vidéo présente tout le parcours du téléservice : dépôt de la demande, instruction RH, récupération du document, et mise à disposition du duplicata final.
Les étapes du processus du téléservice RH pour un duplicata d’entretien professionnel
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, centralise et dématérialise les demandes de duplicata d’entretien professionnel.
Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Duplicata entretien professionnel » pour initier sa démarche.
Il complète un formulaire en ligne dans lequel il précise :
- l’année ou la période concernée,
- le type de document souhaité (compte rendu, synthèse, évaluation),
- les éléments utiles pour faciliter la recherche (service, manager, contexte).
L’usager peut joindre une pièce justificative si nécessaire, par exemple une convocation, un extrait de dossier ou une preuve d’utilisation administrative.
L’ensemble des données est transmis de manière centralisée, facilitant l’identification rapide du document par les services RH.
2. Validation par l’usager
Avant d’envoyer sa demande, l’usager dispose d’un récapitulatif clair récapitulant les informations saisies et les justificatifs joints.
Après vérification, il valide en ligne, ce qui assure une transmission complète et limite les erreurs ou demandes incomplètes.
3. Instruction par l’instructeur RH
L’instructeur RH accède au dossier depuis le portail Forum RH via une vue unifiée regroupant toutes les informations nécessaires.
Il procède alors à :
- la recherche du document dans les archives numériques ou papier,
- la vérification de sa conformité,
- la validation de l’éligibilité de la demande,
- la préparation du duplicata dans le bon format (PDF, GED, version certifiée).
À l’issue de ce traitement, il peut :
- Valider la demande,
- La refuser,
- Ou demander un complément d’information.
Ce traitement entièrement digitalisé permet une traçabilité intégrale, sécurise les informations professionnelles et améliore la cohérence du processus.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit l’avancement directement depuis le portail RH, où les statuts se mettent automatiquement à jour :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques accompagnent chaque changement d’état, garantissant un suivi clair et limitant les relances.
Cette gestion dématérialisée améliore la fluidité du traitement, renforce la sécurité documentaire et apporte une visibilité complète aux agents comme aux services RH.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
- la vue BPM du processus de duplicata,
- les notifications automatiques,
- l’interface usager du téléservice.
Préalables
Avant de déployer ce téléservice, vérifier que :
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- les bases de données associées sont reliées et synchronisées,
- la table aide du référentiel est correctement renseignée.
Remarques
Pour garantir un affichage optimal de l’aide contextuelle, respecter la nomenclature suivante :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
