Demande d’affectation longue durée (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
11/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des affectations longue durée ?
Lorsqu’un agent public sollicite une affectation longue durée — suite à une mutation interne, un changement d’unité, un besoin opérationnel prolongé ou une réorganisation des services — il doit transmettre sa demande afin d’assurer une mise à jour administrative fiable et une coordination efficace entre les équipes.
Cette démarche, en apparence simple, génère souvent de nombreux échanges : validations hiérarchiques, pièces justificatives, arbitrages, mises à jour manuelles et synchronisation entre plusieurs services.
Pour les collectivités et organisations publiques (départements, régions, SDIS, intercommunalités, métropoles…), la gestion de ces demandes représente une charge importante : contrôle des critères, suivi des validations, cohérence des affectations et traçabilité complète du processus.
Le téléservice digitalisé Forum RH présenté ici permet de simplifier, tracer et sécuriser ce traitement. Il s’intègre dans un catalogue de services RH centralisé et accompagne la digitalisation des démarches administratives.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Déclarer rapidement une affectation longue durée,
- Joindre les justificatifs nécessaires,
- Suivre l’état d’avancement en temps réel,
- Garantir la conformité administrative et la traçabilité du processus.
En centralisant et digitalisant la démarche, Forum RH allège la charge des services RH et renforce la fiabilité des mobilités internes.
Démonstration du téléservice RH pour la gestion des affectations longue durée
La vidéo de démonstration présente l’ensemble du parcours : déclaration par l’agent, instruction par le service RH, validation hiérarchique et suivi en temps réel.
Les étapes du processus du téléservice RH pour les affectations longue durée
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, constitue un point d’entrée unique et dématérialisé pour les demandes d’affectation longue durée. Il participe à la digitalisation des démarches administratives en structurant la saisie et en centralisant l’ensemble des informations nécessaires au traitement.
Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Affectation longue durée ».
Il complète ensuite un formulaire en ligne indiquant :
- le service, l’unité ou la structure d’accueil,
- la durée souhaitée ou les dates prévisionnelles,
- les motifs ou besoins opérationnels associés,
- les éventuelles précisions utiles au traitement RH.
Selon les règles de la collectivité, l’usager peut joindre des pièces justificatives comme :
accord hiérarchique, note de cadrage, justificatifs administratifs selon le contexte de l’affectation.
Cette étape numérique centralise l’ensemble des données dans un dossier unique, facilitant l’analyse et garantissant une base fiable pour l’instruction.
2. Validation par l’usager
Avant l’envoi, l’usager accède à un récapitulatif clair des informations saisies et des documents joints.
Après vérification, il valide la demande en ligne, assurant une transmission sécurisée, cohérente et immédiatement exploitable par les services RH et les managers concernés.
3. Instruction par l’instructeur RH
L’instructeur RH accède au dossier depuis le portail Forum RH, dans une vue consolidée permettant d’examiner tous les éléments transmis. Il vérifie :
- la pertinence de la demande au regard des besoins du service,
- la cohérence entre la durée souhaitée et les règles internes,
- les validations hiérarchiques nécessaires,
- les impacts administratifs (effectifs, position administrative, organisation du travail…),
- la conformité des justificatifs éventuels.
- Au terme de l’analyse, il peut :
- Valider la demande,
- La refuser,
- Ou demander un complément d’information pour préciser certains points.
Le traitement dématérialisé renforce la traçabilité des décisions, sécurise les données administratives et garantit une gestion cohérente de la mobilité interne dans les collectivités.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit l’évolution de sa demande directement depuis le portail RH, où les différents statuts s’affichent clairement :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques sont envoyées à chaque mise à jour pour éviter les relances inutiles.
Grâce à cette gestion digitalisée, le traitement des affectations longue durée devient plus fluide, plus transparent et plus sécurisé : les échanges sont tracés, les délais sont réduits, les données administratives sont protégées et agents comme instructeurs disposent d’une visibilité continue sur l’avancement du dossier.
Captures d’écran du processus
La capture illustre :
- la vue BPM du processus pour l’instructeur,
- les notifications automatiques,
- la page usager du téléservice.
Préalables
Avant de déployer ce téléservice, vérifier que :
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- les bases de données sont reliées et synchronisées,
- la table aide du référentiel est correctement renseignée.
Remarques
Pour garantir un affichage optimal de l’aide contextuelle dans le téléservice, respecter la nomenclature suivante dans la table aide :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
