Déclaration d'un événement familial (Forum RH - V1.1.1)
Mis à jour :
11/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des congés pour événements familiaux ?
Lorsqu’un événement familial survient — naissance, mariage, conclusion d’un PACS, décès d’un proche — le salarié peut bénéficier d’un congé pour événement familial dont la durée varie de 1 à 14 jours selon le type d’événement. Ces congés, incluant le congé de deuil ou le congé de naissance, doivent être justifiés par des documents officiels (certificat de naissance, de décès…) et n’entraînent aucune réduction de rémunération, étant assimilés à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés.
Pour les collectivités et organisations publiques (conseils départementaux, régions, SDIS, communautés de communes, métropoles…), la gestion de ces congés représente une charge administrative significative : suivi des demandes, contrôle des justificatifs, traçabilité des validations…
Le téléservice digitalisé Forum RH que nous présentons ici permet de simplifier et sécuriser ces processus métiers. Il s’inscrit dans les logiques de constitution de catalogue de services centralisé, accessible à tous les agents, que peuvent porter les collectivités et autres organisations publiques.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Déclarer rapidement un événement familial pour eux-mêmes ou pour le compte d’un collaborateur
- Joindre et vérifier les justificatifs nécessaires
- Suivre l’état d’avancement de chaque demande en temps réel
- Garantir la conformité légale et administrative de toutes les demandes
En centralisant et digitalisant le processus, notre logiciel simplifie le travail des RH et permet aux salariés de bénéficier de leurs droits en toute transparence.
Démonstration du téléservice RH pour la déclaration d’événements familiaux
Découvrez en vidéo comment notre téléservice RH simplifie et sécurise le suivi des événements familiaux, étape par étape, pour gagner du temps et assurer la conformité dans votre organisation.
Découvrez les étapes du processus du téléservice RH pour vos événements familiaux
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, simplifie la gestion des demandes et s’inscrit dans la digitalisation des démarches administratives.
L’usager se connecte au portail Forum RH de la collectivité et sélectionne la tuile « Déclaration d’événement familial ».
Il remplit le formulaire en ligne en fonction du type d’événement déclaré, et joint les pièces justificatives correspondantes.
Événements familiaux pris en charge :
Mariage, Divorce, PACS, Dissolution de PACS, Naissance, Adoption, Décès.
Exemples de justificatifs attendus :
- Mariage : livret de famille ou extrait de mariage, RIB si changement de nom.
- Divorce : décision de justice, livret de famille mentionnant le divorce, pièce d’identité, RIB si changement de nom.
- PACS : convention de PACS.
- Dissolution de PACS : acte de naissance mentionnant la dissolution ou courrier d’enregistrement.
- Naissance / Adoption : acte de naissance ou livret de famille.
- Décès : bulletin de décès ou livret de famille.
2. Validation par l’usager
Avant de soumettre sa déclaration, l’usager dispose d’un récapitulatif clair pour vérifier ses informations et ses pièces jointes.
Il valide ensuite l’envoi de la demande en ligne, assurant la bonne transmission des données.
3. Instruction par l’instructeur RH
Un instructeur RH accède au dossier (la demande) depuis le portail Forum RH.
Il vérifie la conformité des données et des justificatifs, puis décide de :
- Valider la demande,
- Refuser la demande,
- Demander un complément avec message contextualisé.
4. Suivi en temps réel
Tout au long du processus, l’usager comme l’instructeur peuvent consulter l’état d’avancement de la demande via le portail RH en ligne :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques informent l’usager à chaque changement d’état, réduisant les relances et renforçant la qualité du service. Cette gestion entièrement digitale permet aux collectivités de gagner du temps et de sécuriser le traitement des événements familiaux.
Des notifications automatiques sont envoyées lors d’un changement d’état pour limiter les relances et renforcer la qualité du service dans un cadre entièrement digitalisé.
Les captures d’écrans suivantes illustrent :
La vue BPM du processus de gestion des demandes de congés pour événements familiaux pour l’agent instructeur. cet écran est accessible dans le panneau d’instruction de la demande et permet ainsi à l’instructeur de maitriser les différentes étapes de la demande et les acteurs associés
Quels sont les préalables pour utiliser ce téléservice sur Forum RH ?
Avant de déployer ce processus, il est nécessaire de vérifier que :
- Forum RH est instancié et opérationnel (version minimale 1.1.1 sur Phoenix 7.0.2),
- Les bases de données associées sont reliées et synchronisées,
- Le référentiel Forum est correctement configuré, notamment la table
aide.
Remarques avant de déployer la démarche
Afin de garantir un affichage optimal de l’aide contextuelle dans le téléservice, le respect du nommage précis des pages dans la table aide est indispensable :
- Onglet Demande →
demande - Onglet Pièces justificatives →
pj
