Demande de remboursement de cotisation (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
12/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des demandes de remboursement de cotisation ?
Lorsqu’un agent public sollicite le remboursement d’une cotisation – qu’il s’agisse d’un trop-perçu, d’un prélèvement erroné, d’un changement de situation ou d’un ajustement réglementaire – il doit fournir les justificatifs nécessaires et veiller à la cohérence des informations transmises. En réalité, cette démarche implique souvent de multiples échanges, des vérifications manuelles, la consultation de données de paie, des recalculs et des validations internes successives.
Pour les collectivités et organisations publiques, le traitement de ces demandes représente une charge importante : contrôle des pièces, cohérence avec les systèmes de rémunération, suivi des montants à rembourser, traçabilité administrative et conformité réglementaire. En intégrant cette démarche dans un téléservice centralisé, Forum RH facilite la coordination entre les services, réduit les risques d’erreurs et améliore la qualité des workflows.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Déposer une demande de remboursement de cotisation,
- Joindre les documents de preuve nécessaires,
- Suivre l’avancement de leur demande en temps réel,
- Bénéficier d’un traitement fiable, structuré et conforme.
En digitalisant la démarche, Forum RH optimise le travail des services RH, sécurise les données et garantit un traitement plus fluide et transparent pour l’usager
Démonstration du téléservice RH
La démonstration vidéo présente l’ensemble du parcours : dépôt de la demande, vérification des pièces, instruction RH et validation du remboursement.
Étapes du processus du téléservice RH pour le remboursement de cotisation
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, constitue un point d’entrée unique et digitalisé pour formuler une demande de remboursement de cotisation. Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Remboursement de cotisation ».
Il complète un formulaire en ligne dans lequel il renseigne :
- le type de cotisation concernée,
- la période associée,
- le motif du remboursement,
- les informations financières utiles.
L’usager peut joindre des justificatifs tels que :
- un avis de cotisation,
- un relevé de paie,
- une attestation de trop-perçu.
Toutes les données sont centralisées pour structurer efficacement la demande et en faciliter l’instruction.
2. Validation par l’usager
Avant transmission, l’usager consulte un récapitulatif détaillé des informations et pièces jointes.
Il valide ensuite la demande en ligne, garantissant une transmission complète et sécurisée vers les services instructeurs.
3. Instruction par l’instructeur RH
Depuis le portail Forum RH, l’instructeur accède à une vue consolidée du dossier. Il vérifie :
- la conformité des pièces justificatives,
- la cohérence des montants demandés,
- les justificatifs de trop-perçu,
- la nécessité d’un contrôle comptable complémentaire.
Il peut :
- valider la demande,
- la refuser,
- ou demander des informations supplémentaires.
Cette gestion digitalisée assure une traçabilité complète et la sécurisation des données financières.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit à tout moment l’évolution de sa demande via le portail RH, où les statuts sont mis à jour automatiquement :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques l’informent à chaque étape du traitement.
Cette organisation dématérialisée garantit une meilleure visibilité du processus et une meilleure qualité de service.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
la vue BPM du processus,
les notifications automatiques,
l’interface usager du téléservice.
Préalables
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- Les bases de données sont synchronisées,
- La table aide est correctement renseignée.
Remarques
Pour un affichage optimal dans la table aide :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
