Demande de formation professionnelle (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
12/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des demandes de formation professionnelle ?
Lorsqu’un agent rejoint une collectivité — recrutement, mutation, mobilité interne ou intégration contractuelle — une série de formalités administratives doit être réalisée pour constituer son dossier, activer ses droits, paramétrer sa rémunération et l’intégrer dans les systèmes internes. Ce processus implique la collecte d’informations personnelles, la vérification de justificatifs, la coordination entre les services RH, paie, direction, informatique, ainsi que la mise en conformité réglementaire. Sans outil digital, ces démarches se traduisent souvent par de multiples échanges, des risques d’erreurs, un manque de traçabilité et une charge administrative importante pour les gestionnaires.
Le téléservice digitalisé Forum RH centralise l’ensemble du processus, fluidifie les interactions et renforce la cohérence des workflows. Intégré au catalogue de services RH, il garantit une gestion conforme, structurée et entièrement digitalisée, tout en assurant la traçabilité et la sécurité des données agent.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Déposer une demande d’entrée administrative en quelques clics,
- Fournir et mettre à jour les informations nécessaires,
- Joindre les documents justificatifs obligatoires,
- Suivre l’avancement du traitement en temps réel.
En digitalisant la démarche, Forum RH réduit la charge RH, améliore la qualité des échanges et sécurise l’ensemble du processus d’intégration administrative.
Démonstration du téléservice RH pour la gestion des formations professionnelles
La démonstration vidéo présente le parcours complet : dépôt de la demande par l’usager, validations hiérarchiques éventuelles, instruction RH, et mise à disposition du retour final.
Étapes du processus du téléservice RH pour la formation professionnelle
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, offre un point d’entrée unique et dématérialisé pour toutes les demandes de formation professionnelle.
Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Demande de formation professionnelle » pour initier sa démarche.
Il renseigne un formulaire en ligne lui permettant d’indiquer :
- l’intitulé ou le type de formation,
- l’organisme pressenti,
- les dates ou périodes envisagées,
- les objectifs pédagogiques ou compétences visées,
- les besoins opérationnels ou le contexte RH.
Il peut également joindre des documents justificatifs (programme détaillé, devis, accord hiérarchique…).
Le téléservice centralise automatiquement toutes les données afin de structurer la demande et de faciliter son traitement.
2. Validation par l’usager
Avant de transmettre sa demande, l’usager accède à un récapitulatif clair reprenant les informations saisies et les pièces jointes.
La validation en ligne permet d’envoyer un dossier complet, conforme et immédiatement exploitable, limitant les erreurs et les allers-retours entre services.
3. Instruction par l’instructeur RH
Depuis le portail Forum RH, l’instructeur RH accède à la demande via une vue consolidée regroupant l’ensemble des informations. Il vérifie :
- la pertinence de la formation au regard du poste,
- la cohérence avec les compétences visées ou les projets professionnels,
- la conformité des documents fournis,
- la disponibilité financière (plan de formation, budget dédié, CPF…),
- les validations hiérarchiques prérequises.
Il peut alors :
- valider la demande,
- la refuser,
- ou demander un complément d’information.
Cette gestion digitalisée garantit une traçabilité complète, une décision documentée et un traitement plus fluide.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit l’évolution de sa demande depuis le portail RH, où les statuts s’actualisent automatiquement :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques l’informent à chaque étape du processus.
Cette organisation dématérialisée améliore la cohérence du traitement, sécurise les données professionnelles et offre une visibilité claire à tous les intervenants.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
- la vue BPM du processus de formation professionnelle,
- les notifications automatiques,
- l’interface usager du téléservice.
Préalables
Avant de déployer ce téléservice, vérifier que :
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- les bases de données sont synchronisées,
- la table aide est correctement renseignée.
Remarques
Pour garantir un affichage optimal de l’aide contextuelle :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
