Demande de duplicata / informations bulletin de paie (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
12/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des duplicatas et informations de bulletins de paie ?
Le bulletin de paie est un document essentiel, indispensable pour de nombreuses démarches : prêts bancaires, locations, attestations diverses, vérification de droits, ou reconstitution de carrière.
Lorsqu’un agent public a besoin d’un duplicata ou d’informations relatives à une période précise (montant versé, primes, retenues, évolution indemnitaire…), il doit solliciter son service RH afin d’obtenir un document conforme.
En apparence simple, cette demande implique pourtant un traitement long et minutieux : consultation des archives papier ou numériques, vérification des données, extraction des informations pertinentes, validation interne et traçabilité de la transmission. Ces opérations mobilisent fortement les services RH.
Pour les collectivités et organisations publiques (départements, régions, SDIS, intercommunalités, métropoles…), la gestion de ces demandes représente un volume significatif : multiples sollicitations, exigences de conformité, sécurisation des documents, délais de réponse et conservation des preuves.
Le téléservice digitalisé Forum RH présenté ici permet de simplifier, tracer et sécuriser l’ensemble de ces opérations.
Il s’intègre dans un catalogue de services RH centralisé et soutient la digitalisation des démarches administratives.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Demander un duplicata de bulletin de paie en quelques clics,
- Solliciter une information détaillée sur une période de rémunération,
- Joindre, si nécessaire, une pièce justificative,
- Suivre l’état d’avancement de leur demande en temps réel,
- Garantir la confidentialité et la conformité administrative des documents transmis.
En centralisant et digitalisant le processus, Forum RH réduit la charge RH, sécurise les échanges et garantit un accès rapide aux documents sensibles.
Démonstration du téléservice RH pour les duplicatas et informations de bulletins de paie
La vidéo de démonstration présente le parcours complet : dépôt de la demande par l’agent, instruction RH, récupération du document et mise à disposition du duplicata ou de l’information demandée.
Étapes du processus du téléservice RH pour les bulletins de paie
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, constitue un point d’entrée unique et dématérialisé pour toutes les demandes liées aux bulletins de paie.
Depuis le portail Forum RH, l’usager sélectionne la tuile « Duplicata / Informations bulletin de paie » pour initier sa démarche.
Il complète alors un formulaire en ligne lui permettant d’indiquer :
- le mois ou la période recherchée,
- la nature de la demande (duplicata, montant, prime, retenue, détail indemnitaire…),
- l’objectif ou le contexte éventuel (dossier administratif, vérification, justificatif externe).
Une pièce justificative peut être ajoutée si nécessaire (demande externe, justificatif bancaire, attestation).
Les informations sont centralisées immédiatement pour faciliter le traitement par les services RH et éviter les allers-retours inutiles.
2. Validation par l’usager
Avant la transmission de sa demande, l’usager accède à un récapitulatif clair reprenant toutes les données saisies ainsi que les documents joints.
Après vérification, il valide l’envoi en ligne, garantissant une transmission structurée, complète et sécurisée.
3. Instruction par l’instructeur RH
Depuis le portail Forum RH, l’instructeur RH accède au dossier via une vue consolidée regroupant les informations utiles et les justificatifs.
Il effectue alors les opérations suivantes :
- recherche du bulletin de paie dans les archives GED ou historiques de rémunération,
- vérification de la conformité du document et des informations associées,
- extraction du duplicata ou compilation des données demandées,
- préparation du fichier sécurisé pour transmission (PDF, export GED, version certifiée).
- À l’issue de cette analyse, il peut :
- Valider la demande,
- La refuser,
- Ou demander un complément d’information si des précisions ou justificatifs manquent.
Cette gestion entièrement digitalisée assure une traçabilité complète, sécurise les données sensibles et renforce la fiabilité du processus.
4. Suivi en temps réel
L’usager suit l’évolution de sa demande directement depuis le portail RH, où les statuts se mettent automatiquement à jour :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques l’informent à chaque étape clé, limitant les relances et améliorant la fluidité des échanges.
Ce fonctionnement dématérialisé renforce la sécurité des documents, améliore la cohérence du traitement et offre une visibilité claire aux agents comme aux services RH.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
- la vue BPM du processus,
- les notifications automatiques,
- l’interface usager du téléservice.
Préalables
Avant de déployer ce téléservice, vérifier que :
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- les bases de données sont reliées et synchronisées,
- la table aide du référentiel est correctement renseignée.
Remarques
Pour garantir un affichage optimal de l’aide contextuelle, respecter la nomenclature suivante :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
