Demande d’état détaillé des services (Forum RH v1.1.1)
Mis à jour :
11/2025 –
Pourquoi digitaliser la gestion des demandes d’état détaillé des services ?
Lorsqu’un agent public sollicite un état détaillé de ses services — pour une évolution professionnelle, une mobilité, une retraite, ou une vérification administrative — il doit transmettre une demande permettant de reconstituer son parcours, ses affectations et ses périodes d’activité.
En apparence simple, cette démarche implique souvent des vérifications manuelles, des échanges de mails, la collecte de données auprès de plusieurs services, et une consolidation chronologique fastidieuse.
Pour les collectivités et organisations publiques (départements, régions, SDIS, intercommunalités, métropoles…), la gestion de ces demandes représente un vrai volume : extraction des informations RH, cohérence des dates, contrôle des interruptions, validation interne et traçabilité du document final.
Le téléservice digitalisé Forum RH présenté ici permet de simplifier, tracer et sécuriser l’ensemble du processus.
Il s’intègre dans un catalogue de services RH centralisé et accompagne la digitalisation des démarches administratives, tout en améliorant la fiabilité des données transmises.
Avec ce téléservice, les agents peuvent :
- Déposer une demande d’état détaillé des services en quelques clics,
- Joindre les pièces nécessaires (attestations, justificatifs ponctuels),
- Suivre l’avancement de leur demande en temps réel,
- Garantir la conformité administrative et la traçabilité du processus.
En centralisant et digitalisant la démarche, Forum RH réduit la charge des services RH et renforce la cohérence du parcours professionnel de chaque agent.
Démonstration du téléservice RH pour la gestion des états détaillés des services
La vidéo de démonstration présente le parcours complet : dépôt de la demande, instruction RH, consolidation des données et mise à disposition du document final.
Les étapes du processus du téléservice RH pour l’état détaillé des services
1. Déclaration par l’usager
Ce téléservice, intégré au catalogue de services RH, permet à l’usager de formuler une demande structurée d’état détaillé de ses services dans un cadre entièrement dématérialisé.
Depuis le portail Forum RH, il sélectionne la tuile « État détaillé des services » afin d’initier sa requête.
Il accède alors à un formulaire en ligne où il renseigne :
- le motif de sa demande (mobilité, retraite, dossier administratif, concours…),
- les précisions éventuelles concernant la période ou les éléments recherchés,
- toute information utile facilitant la reconstitution chronologique de son parcours.
L’usager peut également joindre les pièces justificatives pertinentes, par exemple un document attestant d’un changement de service, une ancienne attestation ou une demande hiérarchique.
Toutes les informations sont ainsi centralisées et prêtes à être instruites sans dispersion.
2. Validation par l’usager
Avant de soumettre la demande, un récapitulatif clair reprend l’ensemble des données saisies et les justificatifs ajoutés.
L’usager vérifie ces éléments puis valide la transmission en ligne, ce qui garantit l’exhaustivité du dossier et évite les allers-retours inutiles.
3. Instruction par l’instructeur RH
L’instructeur RH consulte le dossier via le portail Forum RH, avec une vue complète et organisée des données à analyser.
Il procède à :
- la vérification de la cohérence des éléments transmis,
- la vérification des périodes d’activité, interruptions, mutations et affectations,
- le contrôle des informations issues des bases RH,
- l’identification des éventuels compléments nécessaires.
Il peut ensuite :
- Valider la demande,
- La refuser,
- Ou solliciter des précisions supplémentaires.
Le téléservice assure une traçabilité complète, sécurise la consultation de données sensibles et fournit un cadre homogène pour un traitement souvent complexe lorsqu’il est géré manuellement.
4. Suivi en temps réel
L’usager et l’instructeur suivent la progression de la demande en temps réel depuis le portail RH, avec un statut mis à jour automatiquement :
- En cours d’instruction,
- Validée,
- Refusée,
- En attente de pièces complémentaires.
Des notifications automatiques sont envoyées pour chaque changement, ce qui limite les relances et fluidifie le processus.
Grâce à cette gestion digitalisée, la production d’un état détaillé des services devient plus fiable, plus rapide et parfaitement traçable, au bénéfice des agents comme des services RH.
Captures d’écran du processus
Les captures illustrent :
- la vue BPM du processus,
- les notifications automatiques,
- l’expérience usager dans le téléservice.
Préalables
Avant de déployer ce téléservice, vérifier que :
- Forum RH est instancié et opérationnel (v1.1.1),
- les bases de données sont reliées et synchronisées,
- la table aide du référentiel est correctement renseignée.
Remarques
Pour garantir un affichage optimal de l’aide contextuelle dans le téléservice, respecter la nomenclature suivante :
- Onglet Demande → demande
- Onglet Pièces justificatives → pj
